SOP Hanyalah SOP

Beberapa tahun lalu penulis pernah ditanya, "Mana yang lebih berbahaya, orang cerdas yang susah nurut atau orang dengan kemampuan terbatas yang penurut?" .

Benar, jawaban yang tepat adalah jawaban yang kedua. 

Mengapa? Karena mereka yang cerdas dan susah menurut adalah mereka yang memiliki konsep dan barangkali ingin mengimplementasikan konsepnya sendiri, bukan konsep orang lain. 

Sedangkan mereka yang dengan kemampuan terbatas, saat berbuat kesalahan yang direkayasa oleh yang lain, bisa jadi dia akan konsisten untuk melakukan kesalahan tersebut. Ini berbahaya perusahaan. Untuk memastikan semua aktifitas operasional perusahaan berjalan konsisten, maka dibuatkan dokumen yang dikenal dengan nama SOP, Standar Operating Procedure. 

Tantangan di dalam SOP bukan pada proses pembuatannya, yang bisa dikerjakan oleh siapa pun dengan logika berpikir yang jernih dan sistematis tantangannya pada implementasi SOP. 

Mengkomunikasikan isi SOP bisa dilakukan dalam waktu 1-2 jam, namun memastikan implementasi berjalan dengan baik, sampai menjadi satu kebiasaan, akan butuh waktu dalam minggu atau bulan. 

Bagaimana jika kita menghadapi karyawan yang selalu konsisten melakukan kesalahan meski sudah dibekali pemahaman tentang SOP? 

Ada baiknya kita identifikasi terlebih dahulu apa masalahnya, ada beberapa kemungkinan penyebab, antara lain: 

1. Karyawan tidak tahu apa gunanya melaksanakan pekerjaan sesuai SOP.

Untuk mengatasi hal ini, sampaikan kepada karyawan betapa pentingnya ia harus bekerja sesuai SOP dan bagaimana akibatnya terhadap departemen lain jika ia tidak bekerja sesuai SOP. Ajaklah ia mengobservasi kegiatan di departemen lain agar ia melihat sendiri bagaimana dampak buruk yang ia ciptakan jika tidak mengikuti SOP. 

2. Karyawan tidak tahu bagaimana cara melaksanakan SOP yang sudah ditetapkan. 

Bukan tidak mungkin karyawan menolak bekerja sesuai SOP bukan karena ia ingin menolak tetapi karena ia tidak tahu bagaimana caranya. Di sini ia menyamarkan kurangnya pengetahuan yang dimiliki dengan penolakan. Untuk hal seperti ini sebagai atasan dituntut untuk mengetahui secara detil di bagian mana ketidaktahuannya tersebut. Setelah kita mengetahui, maka kita bisa duduk di sampingnya untuk bersama-sama menyelesaikan bagian yang tidak ia ketahui tersebut. Setelah itu berikan dorongan agar ia konsisten bekerja dengan cara tersebut. 

3. Karyawan memandang dirinya sebagai pribadi yang memiliki jiwa bebas yang tidak bisa direpotkan oleh keharusan-keharusan yang dibuat oleh perusahaan atau atasan. 

Untuk karakter pribadi seperti ini, sebaiknya kita mengajaknya bicara, sampaikan apa konsekuensi dari tindakan bebasnya terhadap karyawan-karyawan yang lain, apa konsekuensinya terhadap kinerja perusahaan. Jika perubahan belum tercipta, maka pribadi seperti ini sebaiknya dikeluarkan dari tim supaya tidak mengganggu kinerja rekan-rekannya yang lain dan kinerja tim. 

Karyawan yang mengabaikan SOP, pada dasarnya disebabkan oleh 2 faktor yaitu karena ia tidak tahu bagaimana melaksanakan prosedur kerja atau karena ia tidak mau melaksanakan. Untuk yang pertama bisa diatasi dengan pelatihan. sedangkan untuk yang kedua dengan cara coaching. Apabila coaching yang benar sudah dilakukan dan karyawan belum mau berubah, sebaiknya karyawan tersebut dikeluarkan dari perusahaan sebelum merugikan perusahaan lebih jauh lagi.